Experiencias vividas

PRIMERA EXPERIENCIA:

En primera estancia daremos una breve explicación de lo que vamos a relatar a continuación, la estructura de descomposición del trabajo, o EDT es una herramienta fundamental en la planificación y gestión de proyectos. Tiene como objetivo principal dividir el proyecto en partes más pequeñas y manejables, lo que permite una mejor estimación de los costos, tiempos y recursos necesarios para la elaboración completa de un proyecto.

Los primeros pasos para la elaboración de nuestro EDT fueron los siguientes:

Definimos el alcance de nuestro proyecto teniendo ideas sobre lo que queremos tener en nuestro proyecto, el alcance que deseamos lograr, nuestros límites para que se nos permita tener una base sólida para empezar a elaborar nuestra EDT.

Identificamos nuestros entregables principales que cumpliremos en nuestro proyecto brindando servicios de consultoría en todo lo relacionado con la gerencia de proyectos.

Procedimos a descomponer nuestros entregables principales en componentes más pequeños para que se nos facilitara la gestión teniendo un monitorio a nuestro proyecto de una manera más agradable. Para dar inicio a una organización de nuestros componentes en niveles jerárquicos de una manera que cada nivel representa una parte de nuestro proyecto de mayor a menor detalle, logrando visualizarse la forma en que se integraban los componentes para lograr nuestros entregables en el proyecto de Prosiles.

Una vez terminamos la descomposición en niveles jerárquicos damos inicio en la asignación de nuestros códigos de preferencia entre los ejemplos que normalmente se pueden utilizar que son la codificación alfabética, numérica o alfanumérica.

Por ultimo dimos a una revisión y ajuste para asegurarnos de que se hayan incluido todos los componentes necesarios y que estos estuvieran correctamente organizados facilitando la interpretación, que nos refleje nuestro alcance del proyecto, y que se gestione de manera adecuada.

Al elaborar una EDT, es común cometer algunos errores que pueden afectar la planificación y gestión del proyecto. Algunos de los errores más comunes son:

No involucrar a todo el equipo del proyecto.

Utilizar la EDT como una lista de tareas. El propósito fundamental de la EDT es tener una clara visión del alcance que deseamos lograr y permita detectar las áreas relacionadas con cualquier cambio a lo largo del mismo.

Organizar la EDT según las fases del proyecto: no es correcto organizar la EDT por fases, ya que estas no son entregables, son simplemente períodos de tiempo, por ende, realizar la EDT según fases puede conllevar a imprevistos y vacíos en el alcance.

Falta de trazabilidad de la EDT. La EDT es una herramienta fundamental en los procesos de planificación y debe ser la referencia de las relaciones entre todos los entregables del proyecto. El no definir correcta y adecuadas estas relaciones lleva a tener falta de trazabilidad.

Dar la EDT por terminada, la EDT debe mantenerse viva durante todo el proyecto, para que mantenga su utilidad, se deben reflejar todos los cambios que surjan durante el ciclo de vida del proyecto.

Esperamos haber contribuido con información de algunos de los errores más comunes. Ojalá que estos tips les sirvan a la hora de construir la EDT y puedan así utilizarla correctamente a lo largo del proyecto.

SEGUNDA EXPERIENCIA:

Realizar la matriz de comunicaciones para nuestra empresa PROSILES fue una experiencia muy satisfactoria ya que combinamos varias habilidades necesarias para la ejecución de esta misma, tales como la escucha, la lluvia de ideas, la forma de emitir un mensaje claro y conciso, manejar la palabra y lo que se quiere transmitir. Primero definimos quienes serían los interesados en el proyecto como tal, para así tener una idea clara de quienes serán los involucrados dentro de él y sus necesidades. Estas necesidades incluyen la definición del tipo de datos y el formato necesario porque no solo se trata de reconocer las necesidades, sino también a cuáles interesados (stakeholders) se pretende llegar con información como una estrategia para lograr su apoyo o mantener su interés en el proyecto. Los requisitos definen sobre todo el formato, la frecuencia y el contenido de la comunicación, así como el medio que el proyecto empleará para facilitar su distribución. Luego, empezamos basándonos con la matriz de interesados, donde están nuestros stakeholders. También nos apoyamos con el cronograma (donde están estipuladas todas las tareas correspondientes al proyecto con su respectivo tiempo. Por último, para este primer paso nos enfocamos también en los factores organizacionales que son aquellos que nos permiten saber la forma en que debemos comunicar, tanto a los niveles ejecutivos como a otras entidades.

Ahora como tal, iniciamos colocando el nombre de nuestra empresa (proyecto) con su respectiva identificación. Después, continuamos con la elección de los elementos de la EDT, donde colocamos las actividades más relevantes como la investigación del tema, la construcción del post 1 y 2, la realización de la actividad principal, entre otros. Centrándonos en la actividad de subir el post 1 y 2 colocamos en la casilla el respectivo ítem que representa en la EDT. En la sección de los objetivos, dejamos en claro que se quería comunicar la realización de ambos posts y el por qué, dejando claro que se hacía porque debía dejarse en claro que se hacen con la intención de mantener informado sobre el tema principal esa semana en específico relacionado con la gerencia de proyectos, para que los involucrados puedan estar al tanto de ello.

Luego, pasamos al usuario, donde se deja establecido el público al que irá dirigido nuestra información. En este caso, decidimos que los espectadores a quienes iría dirigida dicha información, serían todos aquellos que estén interesados en los temas más sobresalientes en la gerencia de proyectos. Después, decidimos que el método por el cual este mensaje será divulgado a sus receptores será mediante una reunión. Más tarde, decretamos que los encargados de realizar esa preparación de la información y el respectivo envió de ella, sería el personal de generador de contenido y el orador, ya que ambos cumplen con las características necesarias para organizar la información necesaria en una junta.

Por último, establecimos los tiempos, es decir, la fecha final y la frecuencia con la que se llevará a cabo la emisión de esta información, donde dijimos que debe ser de carácter semana, con una fecha final de jueves 1 de junio del 2023.